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Description

Bonjour,
Pour répondre à un appel d'offre d'un groupement d'expert-comptables français, je suis à la recherche d'un bon développeur autour de la suite zoho one.
Voici le cahier des charges qui nous a été transmis :

a) Grand principe
- Obligation de passer par le single sign-in de Microsoft
- Gestion des licences sur mesure (pas de zoho one pour tout le monde)
- Transfert de compétence en interne pour être autonome
b) Cabinet
Il existe plusieurs cabinets.
Chaque cabinet est une société. Il facture donc sur une entité juridique distincte
c) Equipe
Une équipe est composée de collaborateur à savoir
- Un directeur
- Des collaborateurs
d) Collaborateur
Il a une fonction :
- Junior
- Sénior
- Chef de mission
- Directeur de mission
C’est sa fonction par défaut.
Mais il peut avoir une fonction différente fonction sur un dossier spécifique (demande optionnelle)
Au départ d’un collaborateur on peut réaffecter son portefeuille en masse à un autre collaborateur.
e) Taux horaire
Il varie en fonction du niveau :
- Junior : 85
- Senior : 95
- Chef de mission : 120
- Directeur de mission : 150
- Associé : 185
Les taux horaires sont historisés et s’appliquent à des dates.
Il peut avoir une fonction différente sur un dossier spécifique (demande optionnelle)
f) Prospect
Un prospect peut venir
 d’une fiche contact du site
 créé à la main
On peut faire un devis pour un prospect
Les informations du prospect doivent se remplir directement à partir d’un SIRET
g) Devis
Un devis reprend les éléments de facturation
- Type de mission
- Type de prestation
- Temps pour chaque tâche
- Récurrence de la tâche
- Le total valorisé du total des lignes peut être différent du tarif proposé ci-dessous
Il doit pouvoir être envoyé par mail et signé électroniquement
Une relance hebdomadaire doit être faîte automatiquement
Un devis est composé :
- D’une synthèse tarifaire
- D’une lettre de mission détaillée
- De conditions générales de vente qui vont être mis à jour chaque année et que le client devra resigner
à chaque mise à jour. Ce processus doit être inclus dans Zoho (option)
- Le devis est obligatoirement rattaché à un cabinet
- D’un mandat de prélèvement (complété par le client au moment de la signature)
Quand un devis est validé il est transformé en mission automatiquement
h) Processus de validation d’un Devis
Un devis doit être validé par un DM puis par un associé.
i) Modèle de Devis
Il existe une bibliothèque de modèles de devis type qui correspond aux différents cas/missions au sein du
cabinet
- Comptabilité avec tenue annuelle
- Comptabilité avec tenue mensuelle
- Juridique annuel….
j) Tâche
Une tâche est rattachée à un type de mission.
Exemple : comptabilité / mission comptable
Elles sont de type :
- Prévue (non facturée en plus de la mission)
- Exceptionnel (facturée en plus de la mission et remontée sur les factures en fin de mois)
Pour chaque tâche dans un devis on peut prévoir :
- Un temps pour la tâche
- Et une récurrence de la tâche
Exemple :
- Saisie comptable mensuelle
- Ou saisie comptable trimestrielle
- Ou secrétariat juridique annuelle
Une tâche et affecté à une mission
Chaque personne peut voir la liste des tâches qui lui sont affectés
k) Clients
Le client se créé à partir d’une fiche prospect
A partir d’un client on peut voir ces missions et ces factures.
Un client doit avoir un niveau de risque (définition LAB)
Un client à un code donné manuellement par l’administratif (ou sur la base d’une liste fournie)
Le code ne doit pas être affecté à un prospect
l) Missions
Il existe plusieurs de type de mission :
- Expertise
- Paie
- Juridique
- Conseil
Une mission à une codification en fonction :
- Du type de mission (EX/PA/CAC/JU)
- De la date de clôture de la mission (2024-12 pour une mission qui prend fin le 31/12/2024)
- Une mission se renouvelle automatiquement (avec une indexation)
- La tarification de la mission est mise à jour par rapport au taux horaire applicable à cette date
Une mission est rattachée à une entité de facturation.
Une mission est rattachée à un associé, un responsable de mission (directeur de mission obligatoirement) et à
un ou plusieurs collaborateurs.
Les tâches de la mission de chaque type sont affectées à la personne ci-dessus
Quand on change l’affectation au niveau d’une mission les tâche sont réaffecté automatiquement.
On doit avoir une visualisation sur un tableau de synthèse qui permet de modifier facilement les affectations.
m) Indexation des missions
Une indexation est renseignée par période.
Exemple :
- Indexation du 01/01/2024 au 31/12/2024 – 3%
- Indexation du 01/01/2024 au 31/12/2024 – 5%
Toutes mission dont la date anniversaire tombe pendant la période d’indexation est indexée au taux prévu
Exemple :
- Toutes les missions clos au 31/12/2024 vont êtes recrée avec sur une période du 01/01/2025 au
31/12/2025 avec le taux d’indexation de 5%. C’est al date de début de mission qui compte.
-
n) Planification
Sur la base des temps prévu sur les devis accepté un collaborateur à sa planification
Dans la planification on peut voir le CA attendu sur une période définie
o) Facturation
Elle se fait toujours en fin de mois sur la base d’une périodicité précisé dans le devis/lettre de mission
(mensuelle, trimestrielle, annuelle en fin d’année)
Elle reprend les éléments prévus au devis.
Viennent se rajouter les tâches de type Exceptionnel
Viennent se rajouter aussi les frais.
L'échéance de facturation : à réception ou J+15 ou J+30
Elle se calcule automatiquement
La facture doit pouvoir être modifiable à la main (ajout de la paie chaque mois avec 1 mois de décalage)
Une validation est nécessaire
La validation génère l’envoi automatique par mail
On doit pouvoir remonter sur une facture plusieurs missions qui on les même échéances de facturation.
p) Comptabilité
Les pièces sont envoyées en comptabilité par API
Les statuts sur la mise à jour du paiement doivent se faire automatiquement par API
Le triplé :
- Type mission/entité/taux de TVA => un compte comptable
q) Paiement des factures
Une facture doit pouvoir être payée :
- Par CB
- Par prélèvement (fichier SEPA)
- Par virement
- Par chèque
- Zoho peut-il créer des mandats de prélèvements ?
- Si oui, peut-on préparer des fichiers de prlv SEPA pour préparer les ordres de prélèvements à la
banque (.xml)
- Si oui, on doit pouvoir préparer les ordres de prélèvements manuellement (selon les cas
accord/échéancier avec clients)
r) Outils de suivi de la rentabilité d’une mission
On doit pouvoir avoir une vision rapide de la rentabilité
- Par dossier
- Par collaborateur
- Par équipe
- Par cabinet
s) Analyse des temps
Il existe toujours une différence entre le temps produit et le temps facturé.
Nous devons pouvoir faire une analyse sur le temps facturé et/ou produit
t) Suivi des prospects
On doit avoir pour les prospects
Notification : certaines fonctions au sein du cabinet (admin et DM) doivent être informés lorsque le devis et la
LM sont signés
u) Saisie des temps
Au niveau du collaborateur
- Doit avoir un tableau de saisie simple
Il fait sa saisie sur :
- une tâche
- et un client
Il Doit pouvoir saisir des temps exceptionnels qui remonteront en facturation
Relance hebdomadaire sur l’absence de saisie
Accède à un récapitulatif de la saisie
A une vision sur les missions / client / facturation
Au niveau du directeur de mission
Il doit pouvoir saisir ses temps mais aussi avoir une synthèse de la saisie des temps
- de ses équipes
o Heure
o En CA prévisionnel et en CA facturé
- de ses dossiers
o Heure
o En CA prévisionnel et en CA facturé
v) Portail client
Attention le portail principal reste SharePoint.
Les informations produites par Zoho doivent donc être intégrées dans SharePoint.
Deux solutions :
- Grâce au single sign in on fait juste un lien de SharePoint à Zoho et on retrouve dans Zoho
o Les lettres de mission
o Les factures
o Les missions en cours
- Sinon, ces documents devront être déposée sur SharePoint

Pouvez-vous me transmettre une première estimation des charges de développement.

Bonne journée à vous,